Synchroniser plusieurs dossier avec le porte-documents
Vous travaillez souvent sur les mêmes fichiers avec plusieurs ordinateurs, votre clé USB, et vous ne vous y retrouvez plus sur les versions de fichiers ? Windows est livré avec un petit utilitaire trop peu souvent utilisé : le porte-documents.
Le porte-documents permet de synchroniser deux dossier, en remplaçant systématiquement les versions les plus anciennes d'un dossier par les plus récentes lors de la synchronisation.
Un exemple.
Situation : vous travaillez en groupe sur une présentation et un fichier word.
Les documents sur votre PC
1/ Dans votre répertoire, vous avez votre fichier powerpoint et votre fichier word sur lequel vous avez travaillé, et vous aller l'emporter pour travailler dessus en groupe sur votre clé USB.
2/ Sur votre clé USB plutôt que de copier les fichiers dans un répertoire, créez d'abord un porte-document (clic droit, nouveau Porte-Document).
Le Porte-Document créé sur la clé USB
Le porte-document fonctionne comme un répertoire standard, sauf qu'il a la possibilité de synchroniser son contenu avec un dossier source avec les versions les plus récentes.
3/ Glissez vos documents que vous emporter dans le porte document
Le porte-documents sur la clé USB avec les fichiers créés.
Ensuite, vous aller travailler dessus sur votre clé USB sur l'ordinateur d'un des membres du groupe de travail et vous allez effectuer des modifications sur le document. Vous allez même récupérer un document excel contenant les données financières de votre dossier.
Le porte-documents sur la clé USB avec les fichiers modifiés et le fichier excel créé.
Rentré chez vous, vous enregistrez quelques images pour votre dossier powerpoint.
Le dossier sur le PC avec les images ajoutées et les documents initiaux non mis à jour.
4/ Et là, vous vous dites que ce serait bien de synchroniser : insérez la clé USB, clic droit sur le porte-document, et ensuite, vous synchronisez ! Une fenêtre s'ouvre indiquant les opérations qui s'apprêtent à être faites ...
Interface du porte-documents indiquant les opérations sur le point d'être réalisé et leur destination.
Les documents sur lesquels vous avez travaillé sur la clé sont mis à jour sur le PC, le fichier Excel ajouté est créé sur le PC, et les images sont ajoutées sur la clé USB.
Sur la clé USB, le porte-document avec tous les documents à jours et les images ajoutées.
A présent, vos deux répertoires sont à jours, les fichiers les plus récents ayant remplacé automatiquement les plus anciens.
Sur le PC, le répertoire initial avec les documents mis à jour et le fichier excel créé.
Très pratique pour les travails de groupe à partir d'espace de stockage différents. Cet utilitaire fait gagner un temps fou, surtout lorsque chacun travail dans son coin. En outre, il est capable de gérer la synchronisation d'un nombre important de fichier et de sous répertoire : glisser simplement un répertoire de travail, et le porte document se chargera de comparer les fichiers dans les sous répertoires lorsqu'ils seront modifiés pour les mises à jour.
Restrictions : le porte document fonctionne bien entre 2 sources. Au dessus, le fonctionnement devient moins pratique. A vous de faire des tests pour comprendre le fonctionnement.
Pour aller plus loin
Vous pouvez aussi utiliser un outil gratuit développé par windows offrant plus d'options dans la synchronisation : SyncToy.
Encore plus d'options, mais toujours aussi gratuit : SyncBack
